Come andare in vacanza quando si lavora per sé stessi

Come andare in vacanza quando si lavora per sé stessi
Come andare in vacanza quando si lavora per sé stessi

La maggior parte delle persone si prende un periodo di ferie, specialmente durante le festività e in estate. Ma se lavorate da soli, senza collaboratori, o vi sembra impensabile smettere di dedicarvi alla vostra attività commerciale anche solo per qualche giorno, come potete andare in vacanza?

Non preoccupatevi! Ogni imprenditore può e deve staccare la spina ogni tanto.

Sappiamo che amate la vostra attività, altrimenti non sareste così dediti ad essa. Ma prendervi periodicamente una vacanza è importante per riuscire a costruire un'azienda sostenibile. E con un po’ di pianificazione, la vostra azienda sarà ancora lì quando tornerete. Promesso!

Vedetela in quest’ottica: continuando a lavorare senza sosta, amerete ancora la vostra attività tra tre mesi, un anno, tre anni...?

Non c'è niente di peggio che dedicarsi totalmente alla costruzione di un’impresa per poi ritrovarsi esauriti, senza un attimo per riprendere fiato. Certo, la vostra attività poggia su di voi, ma il vostro entusiasmo poggia sulla possibilità di ricaricarsi e riposare grazie alle ferie.

Ecco dunque alcune strategie per riuscire ad andare in vacanza come meritate, senza perdere occasioni di vendita, che sia per una settimana bianca a febbraio o per un ponte a Pasqua.

Cosa significa per voi andare in vacanza?

Prima di passare alla pianificazione, dovete stabilire cosa significhi per voi andare in vacanza.

Forse volete staccare completamente la spina per una settimana o due; oppure avete solo bisogno di passare un weekend lontani dal lavoro per ricaricarvi. Magari andare in ferie per voi significa prendere una pausa dalla maggior parte delle attività lavorative, continuando a dedicare un'ora o due al giorno a gestire le spedizioni e rispondere alle email.

Insomma, siete solo voi a decidere durata e tipologia delle vostre vacanze. E l’organizzazione necessaria dipende dalla scelta tra due soluzioni: assumere un aiuto a breve termine o automatizzare il più possibile.

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Trovare un aiuto temporaneo

Avete mai provato a ricorrere ad un aiuto temporaneo? In ogni caso, esistono alcuni passaggi utili per spiegare a chi vi sostituirà cosa fare in vostra assenza.

Delineate i compiti da svolgere e create istruzioni scritte

Di cosa dovrà occuparsi il vostro sostituto? Assicuratevi di trasmettergli le competenze necessarie.

Pensate per tempo a individuare i compiti da svolgere e a scrivere le istruzioni su come procedere. Ad esempio:

  • Assistenza clienti. Avete delle vostre regole non scritte, come quella di offrire sempre il reso gratuito ai nuovi clienti, in ogni circostanza?
  • Social media. Avete dei criteri generali per capire se un contenuto è adatto alla condivisione? Adottate regole standard, come evitare parolacce sui social media? Gestite i problemi dei clienti sui social media o piuttosto invitate i clienti a scrivervi un’email?
  • Spedizioni. Cosa viene incluso in ogni ordine? Con quale rapidità vengono evasi gli ordini? Esistono questioni particolarmente delicate a cui è opportuno prestare più attenzione?

Dedicate del tempo alla formazione

Creare istruzioni scritte è utilissimo, ma non basta. Per preparare una persona a sostituirvi, dovrete dedicare del tempo alla sua formazione. Mostrate al vostro collaboratore come svolgere concretamente le varie attività.

Prima di andare in vacanza, pianificate un affiancamento offline di un paio d'ore. Per preparare il vostro sostituto, non vi servono grandi capacità di insegnamento. Vi basterà adottare un metodo semplice e veloce, che per lungo tempo è stato usato nell'insegnamento delle tecniche chirurgiche: “guarda, fai, insegna”.

Per semplificare il training, usate la tecnica “guarda, fai, insegna”.

Per ogni attività chiave, mostrate all’apprendista come fareste voi; poi, chiedetegli di svolgere l’attività in prima persona; infine, chiedetegli di “insegnare” a voi il procedimento. Numerosi studi hanno dimostrato che le persone apprendono meglio quando sono coinvolte attivamente; e questo metodo favorisce il coinvolgimento.

Procedendo così, magari eviterete che il collaboratore vi chiami in preda al panico mentre siete fuori, perché non sa come gestire delle questioni relative al servizio clienti e si trova costretto a interrompere le vostre ferie.

Concludete in anticipo i compiti importanti

Già sono tante le attività ordinarie che il sostituto dovrà gestire in vostra assenza. Quindi fate il possibile per portare a termine con anticipo i compiti più importanti, di modo che non sorgano imprevisti. Rifornite i prodotti più popolari e assicuratevi che i materiali di spedizione non manchino. Inoltre, evitate di dare avvisi ai clienti o pianificare importanti campagne di marketing o eventi a ridosso delle ferie.

Non potete fare assunzioni? Provate con uno scambio

Il vostro budget non vi permette di assumere un collaboratore occasionale? Ciò non significa automaticamente che non possiate trovare un aiuto (eccezionalmente qualificato) per gestire l’attività mentre sarete fuori.

Verificate tra i commercianti locali se qualcuno è disponibile a uno scambio. Se qualcuno può occuparsi per voi delle spedizioni e del servizio clienti, al rientro potrete ricambiare il favore.

In un modo simile a questo, i commercianti situati sulla strada più commerciale di Almonte, una cittadina dell’Ontario, in Canada, gestiscono gli imprevisti; si aiutano reciprocamente, ad esempio quando per qualche motivo rischiano di fare tardi per l’apertura del negozio.

L’aiuto tra commercianti si estende ai favori di buon vicinato, come aiutarsi reciprocamente a tenere aperto il negozio quando qualcuno ha il bambino con l’influenza e deve restare a casa ad accudirlo. Ad Almonte, i negozi comunicano frequentemente tramite Facebook.

“Abbiamo costituito un gruppo per tutti noi commercianti di Mill Street”, mi dice Emily. “Qui può capitare che qualcuno dica “Ok ragazzi, c’è una tempesta di neve. Che facciamo?” O nel fine settimana di Pasqua può capitare che qualcuno chieda chi terrà aperto il negozio e con quali orari. D’altronde quando si va nei centri commerciali, tutti i negozi sono aperti. E noi siamo un po’ come un centro commerciale. Quindi decidiamo come comunità di stare tutti aperti con lo stesso orario”.

Snellite le procedure per ritagliarvi del tempo libero

Forse nel vostro caso non è proprio possibile ricevere aiuto da terzi, né assumendo un collaboratore né con uno scambio di favori. Ma ciò non significa che dobbiate lavorare incessantemente 12 ore al giorno senza mai andare in vacanza, neppure d’estate.

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Automatizzate le vostre attività di routine

Automatizzare le attività di routine significa non dovervene occupare per un certo periodo di tempo.

Ogni attività che automatizzate è una cosa in più a cui non dovrete pensare mentre sarete in vacanza. E anche se dovrete comunque occuparvi di alcune attività (non abbiamo ancora trovato un buon robot che provveda alle spedizioni), potrete ridurre le ore di lavoro se avete bisogno di una pausa.

Informate i clienti

I vostri clienti sono persone di buon senso e capiscono che tutti hanno bisogno di una vacanza. Informarli con anticipo e chiarezza che prenderete delle ferie è molto importante.

Una volta che avrete stabilito come dev’essere la vostra vacanza e quale sia l’impatto sui clienti, potrete dedicarvi nel modo giusto al riposo e al relax.

Assicuratevi che tutte le vostre comunicazioni indichino:

  • Quanto tempo starete fuori
  • Come ciò inciderà sugli ordini e sulle altre richieste
  • Cosa dovrebbero fare ora i clienti

Ad esempio, supponiamo che starete via per due settimane e che tutti gli ordini vengano spediti il ​​giorno successivo al vostro rientro. Le comunicazioni ai clienti potrebbero essere queste:

  • Un banner fisso sul vostro negozio, che annuncia che tutte le spedizioni verranno effettuate al vostro rientro.
  • Un’email alla vostra mailing list o lista dei clienti, con aggiornamenti sui dettagli.
  • Un breve accenno sul carrello acquisti.
  • Aggiornamento sui vostri profili dei social media.

Non è necessario inserire informazioni dettagliate in ogni comunicazione diretta ai clienti; tuttavia, può essere opportuno pubblicare un articolo nel vostro blog o un avviso nelle FAQ. Così avrete una pagina a cui rimandare, con informazioni complete. Potreste cambiare la vostra bio su Instagram, inserendo il link al vostro blog post “Sono in ferie”, con tutti i dettagli importanti; allo stesso articolo potreste rimandare anche dal banner sul vostro negozio.

Offrite incentivi per gli ordini fatti nel periodo delle vacanze

Non essere in grado di preparare e spedire subito gli ordini è comprensibilmente una delle cose che logorano di più quando ci si allontana dall’attività anche solo per un giorno. Dopotutto, “Acquista ora e noi te lo spediamo dopo!” non è la call to action che più invoglia a fare acquisti.

Detto questo, è possibile far sì che gli ordini continuino ad arrivare mentre siete fuori, anche se non verranno spediti per una settimana o due. A questo servono le promozioni, gli sconti e le offerte.

È possibile far sì che gli ordini continuino ad arrivare mentre siete fuori, anche se non verranno spediti per una settimana o due.

Nell’aggiornare i clienti sul fatto che andate in vacanza per qualche giorno o settimana, informateli che gli ordini non verranno evasi fino a quando non sarete rientrati, ma che in compenso è previsto uno sconto o un omaggio per chi ordina durante il periodo di chiusura.

Assicuratevi di essere chiari sul periodo dell’offerta e su quale vantaggio si riceve. Se si tratta di uno sconto, potete semplificare al massimo le cose per i clienti impostando anticipatamente un link di sconto condivisibile, che applichi automaticamente lo sconto sul carrello.

Pianificate le implicazioni finanziarie

Pensate di assumere qualcuno per aiutarvi? Pianificate un rallentamento degli ordini? O volete offrire degli sconti per mantenere costante l’afflusso degli ordini mentre sarete via? In ogni caso, andare in vacanza influirà sulle finanze aziendali.

E questo non è un motivo per non andare in ferie! Ma allo stesso modo in cui calcolate l’impatto delle vacanze sul vostro budget personale, così dovete pensare a come esse influiranno sul budget aziendale.

Se investite per ottenere un aiuto a breve termine, chiedete prima un preventivo. Un collaboratore può applicare una tariffa oraria o un prezzo forfettario per il servizio completo durante il periodo della vostra assenza. Entrambe le soluzioni possono andar bene, ma in caso di tariffa oraria accordatevi anche per l’ipotesi in cui il lavoro richieda più tempo di quanto preventivato.

Ad esempio, se il tempo preventivato per gestire le vostre spedizioni è di 10 ore, dovreste assicurarvi di avere un po’ di margine sul budget; questo, per essere coperti nel caso in cui si riveli necessario un tempo maggiore. È inoltre possibile impostare un limite massimo da non superare, rispondendo all’offerta con il via libera per un massimo di 15 ore. Si tratta del limite oltrepassato il quale non è più conveniente farvi sostituire, essendo preferibile lasciar fermo il lavoro fino al rientro.

E se pensate di offrire uno sconto, bonus o omaggio per incoraggiare gli ordini durante la chiusura, assicuratevi di aver calcolato bene i vostri margini di guadagno. Dopotutto occorre che quegli ordini siano proficui.

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Avete bisogno (e meritate) una vacanza

Sia che scegliate di andare in vacanza per pochi giorni, sia che vi concediate il lusso di un viaggio di due settimane, con un po’ di pianificazione la vostra attività non ne risentirà.

E voi recupererete le energie che vi occorrono per raggiungere nuovi traguardi professionali. Sarete anche sulla buona strada per creare un'azienda sostenibile, in grado di fornire vantaggi come quello di andare in vacanza al vostro primo dipendente: voi stessi.


Which method is right for you?Note sull’Autore - Giulia Greco è caporedattrice e responsabile di marketing per Shopify in Italiano. Traduttrice ed esperta di localizzazione, vive a Toronto da 15 anni e da 15 anni non beve un caffè espresso degno di questo nome. Articolo originale di Desirae Odjick, tradotto da Maria Teresa Cantafora.

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