Se hai esperienza nel settore commerciale, sai quanto può essere complicata la riconciliazione dell'inventario. Stabilire la corrispondenza tra situazione contabile e inventario fisico del negozio a volte è estenuante, specialmente in presenza di una gestione dell'inventario caotica e approssimativa.
Una gestione dell'inventario efficiente è fondamentale, sia per far quadrare i conti che per massimizzare i profitti. Infatti, le scorte rappresentano un capitale immobilizzato che aspetta di tornare nelle tue tasche attraverso le vendite. Solo monitorando correttamente le giacenze puoi:
- Evitare l'esaurimento dei prodotti, con la perdita di potenziali vendite;
- Attuare strategie commerciali volte a ottimizzare i guadagni.
In questo articolo vedremo cos'è la gestione dell'inventario e come monitorare efficacemente le scorte del tuo negozio online.
Cos'è la gestione dell'inventario?
La gestione dell'inventario è il processo di supervisione e controllo del flusso di merci all'interno di un'azienda. Comporta il tracciamento del movimento di beni e materiali, il monitoraggio della rotazione dell'inventario e l'ottimizzazione del rifornimento per garantire che i prodotti siano sempre disponibili.
L'obiettivo della gestione dell'inventario è ridurre al minimo i costi legati alla gestione delle scorte, permettendoti di sapere quando è il momento di rifornire l'inventario con l'acquisto o la produzione di nuovi articoli.
Cosa conta come inventario?
- Materie prime: materiali o sostanze utilizzate nella produzione o fabbricazione di prodotti. Le materie prime includono legno, metalli, plastiche o tessuti utilizzati per creare prodotti finiti. Provengono da uno o più fornitori e produttori.
- Prodotti in lavorazione (WIP): un prodotto parzialmente finito in attesa di completamento. I WIP rappresentano i costi di produzione come manodopera e macchinari. I costi vengono trasferiti al conto dei prodotti finiti e attribuiti al costo delle vendite.
- Prodotti finiti: questo tipo di inventario si riferisce al numero di prodotti in stock disponibili per l'acquisto da parte dei clienti. Una volta completato un WIP, diventa parte dell'inventario dei prodotti finiti.
- Beni per manutenzione, riparazione e operazioni (MRO): materiali e attrezzature utilizzate nel processo produttivo ma non come parte del prodotto finale. Questi includono dispositivi di protezione individuale, forniture per la pulizia, forniture per ufficio e attrezzature tecnologiche.
Controllo dell'inventario
I termini "controllo dell'inventario" e "gestione dell'inventario" sono utilizzati in modo intercambiabile. Avere il controllo dell'inventario significa monitorare le scorte disponibili tramite processi efficaci. È molto più facile avere sotto controllo l'inventario adottando un sistema di gestione centralizzato.
Come funziona la gestione dell'inventario?
La maggior parte dei sistemi di gestione dell'inventario odierni sono digitali e basati su cloud. Funzionano su diversi dispositivi e utenti per garantire che tutti coloro che interagiscono con la supply chain siano costantemente aggiornati. Mentre gli approcci tradizionali richiedono la connessione di più sistemi, le soluzioni moderne adottano un approccio diverso. Le piattaforme più efficaci gestiscono l'inventario come parte di un unico sistema operativo retail, dove tutti i dati fluiscono naturalmente tra le operazioni online e in negozio.
Questa strategia di commercio unificato elimina la complessità di mantenere sistemi separati per diversi canali di vendita. I livelli di stock si aggiornano automaticamente ogni volta che avviene una vendita, sia online che in negozio, prevenendo la sovravendita e migliorando l'efficienza operativa.
L'utilizzo di una gestione dell'inventario unificata può far risparmiare tempo significativo, come dimostrato da Oak + Fort, che ha ridotto il tempo del personale di 50 ore a settimana semplificando il processo di gestione degli ordini.
"Attraversiamo costanti fluttuazioni dell'inventario e cambiamenti nella domanda", spiega Guillaume Jaillet, chief omnichannel officer. "Era difficile rappresentare in modo affidabile e accurato quali negozi avevano determinati articoli in stock per i nostri clienti digitali quando volevano provare qualcosa." Dopo aver unificato le loro operazioni retail, hanno ridotto i costi operativi del 47%.
Inoltre, con un sistema unificato, eviterai il mal di testa di mantenere sistemi separati per l'inventario online e in negozio, aiutando a ridurre i costi operativi garantendo al contempo che i clienti possano sempre trovare quello che stanno cercando.
Vantaggi di una gestione dell'inventario efficace
Che tu sia una piccola impresa o un'azienda che utilizza la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la gestione dell'inventario è importante per diversi motivi:
1. Migliorare l'efficienza
Mantieni solo l'inventario di cui hai bisogno per ridurre i costi di stoccaggio. Traccia come i prodotti si muovono dall'acquisto alla vendita per trovare e correggere le inefficienze. Utilizza metodi come la consegna just-in-time (JIT) e first in, first out (FIFO) per mantenere i prodotti in movimento fluido.
2. Evitare il deterioramento della merce
Vendi prodotti con una data di scadenza, come alimenti o makeup? C'è la concreta possibilità che si deteriorino, se non provvedi tempestivamente a smaltire le scorte. Quindi, gestire l'inventario in modo efficace ti aiuta a evitare inutili sprechi.
3. Evitare le rimanenze di magazzino
Le rimanenze sono giacenze che restano invendute non necessariamente perché scadute. Possono essere inadatte alla stagione, fuori moda o poco interessanti per il pubblico. Adottando una strategia intelligente, puoi evitare questo costoso errore di inventario.
4. Risparmiare sui costi di magazzino
I costi di magazzino sono spesso variabili, e commisurati alla quantità di merce in giacenza. Se l'approvvigionamento è eccessivo o il prodotto si rivela difficile da vendere, i costi di stoccaggio salgono. Evitare queste situazioni ti farà risparmiare denaro.
5. Migliorare i report finanziari
Buoni registri di inventario aiutano a prevedere cosa compreranno i clienti. Puoi prendere decisioni di acquisto più intelligenti e individuare le tendenze in anticipo tracciando i modelli di vendita.
6. Migliorare il flusso di cassa
Una migliore gestione dell'inventario non solo razionalizza i costi, ma contribuisce anche in altri modi ad aumentare il flusso di cassa. Ricorda: l'inventario è costituito da prodotti che probabilmente hai già pagato in contanti (inclusi assegni e bonifici). Ma finché i beni restano invenduti, non equivalgono al denaro contante. (Prova a pagare l'affitto con collari per cani o custodie per cellulari!)
Perciò l'inventario è un elemento di cui tenere conto nella gestione del flusso di cassa. Influisce direttamente:
- Sulle vendite (determina quanto puoi vendere);
- Sulle spese (determina quanto devi comprare).
Entrambi questi fattori incidono sul capitale circolante. In sintesi: più la tua gestione dell'inventario sarà efficace, più liquidità avrai.
Implementando un sistema solido per gestire l'inventario conoscerai sempre le quantità di prodotto disponibili, con esattezza e in tempo reale. In base alle vendite, sarai in grado di fare una proiezione e calcolare quando si esaurirà un prodotto, in modo da riordinarlo per tempo. Questo meccanismo ti aiuterà a non perdere vendite, cosa fondamentale per il flusso di cassa. In più, ti permetterà di pianificare gli approvvigionamenti accantonando delle risorse economiche sufficienti.
Ricorda che i soldi spesi per l'inventario non sono soldi spesi per la crescita, quindi gestiscili saggiamente.
7. Mitigare i rischi
Una buona pianificazione dell'inventario protegge la tua attività dai problemi della supply chain. Puoi configurare il tuo sistema per tracciare le parti di vendita e i livelli di stock in modo da poter riordinare prima di rimanere senza.
Mantenere scorte di sicurezza aiuta anche a gestire:
- Picchi inaspettati della domanda
- Ritardi nelle spedizioni
- Carenze di materie prime
- Problemi con i fornitori
8. Costruire la fedeltà dei clienti
Una buona gestione dell'inventario significa evadere gli ordini rapidamente e mantenere in stock gli articoli popolari. Utilizzando i dati delle tue analisi di inventario, puoi regolare il tuo programma di approvvigionamento in modo che gli articoli più venduti siano sempre in stock.
9. Mantenere buoni rapporti con i fornitori
Quando monitori regolarmente i livelli di stock e utilizzi metodi di previsione basati sui dati come la quantità economica di ordine (EOQ), puoi comunicare le esigenze di ordine ai fornitori con precisione e coerenza. Modelli di ordinazione chiari e prevedibili rafforzano le relazioni con i fornitori perché i venditori apprezzano partner affidabili che effettuano ordini tempestivi e accurati.
20 metodi per la gestione dell'inventario
- Quantità economica di ordine (EOQ)
- Pianificazione della domanda
- Conteggi dell'inventario
- Livelli standard di scorte
- LIFO vs FIFO
- Tecnologia RFID
- Codici a barre
- Analisi ABC
- Valutazioni dell'inventario
- Quantità minime di ordine
- Alert per scorte di sicurezza
- Audit dell'inventario
- Dropshipping
- Rapporti con i fornitori
- Esternalizzare la gestione dell'inventario
- Just-in-time
- Scorte di sicurezza
- Punto di riordino
- Previsioni accurate
- Piani di emergenza
A prescindere dal sistema utilizzato, le seguenti tecniche miglioreranno la tua gestione dell'inventario aumentando il flusso di cassa:
1. Quantità economica di ordine (EOQ)
La quantità economica di ordine (EOQ) ti aiuta a determinare esattamente quanto inventario ordinare ogni volta. Ordinare troppo signfica sprecare denaro per lo stoccaggio e rischiare che gli articoli vadano a male. Ordinare troppo poco causerà clienti infelici e maggiori spese per spedizioni urgenti.
L'EOQ trova l'equilibrio perfetto guardando quanto vendi ogni anno, quanto costa effettuare un ordine e quanto costa conservare gli articoli. Mentre molti sistemi software possono calcolare questo automaticamente, comprendere l'EOQ ti aiuterà a prendere decisioni di ordinazione più intelligenti.
2. Pianificazione della domanda
Una parte enorme di una buona gestione dell'inventario si riduce a prevedere accuratamente la domanda. Mentre innumerevoli variabili sono coinvolte nel proiettare le vendite future, presta particolare attenzione alle vendite dell'anno scorso durante lo stesso periodo, alle vendite garantite da contratti e abbonamenti, alla stagionalità e alle promozioni imminenti.
3. Conteggi dell'inventario
Nella maggior parte dei casi, ti affiderai al software di inventario e ai report del tuo sistema di gestione del magazzino per sapere quanto prodotto hai in stock. Tuttavia, è importante assicurarsi che i fatti corrispondano. Non c'è modo migliore per avere tranquillità di un conteggio fisico dell'inventario.
Aggiorna i datiin tempo reale per garantire la riconciliazione dell'inventario. L'accesso a dati di inventario aggiornati e corretti è fondamentale per spostare i prodotti rapidamente ed efficientemente.
4. Livelli standard di scorte
Semplifica la gestione dell'inventario impostando livelli standard di scorte per ogni tuo prodotto. Si tratta della quantità minima di prodotto che dovresti avere sempre disponibile. Quando le quantità di inventario scenderanno al di sotto dei livelli prestabiliti, saprai che è il momento di rifornirti.
Idealmente dovresti ordinare la quantità minima di prodotto che ti consente di tornare sopra il livello standard. I livelli standard variano a seconda della velocità di vendita e delle tempistiche di rifornimento del prodotto. Per determinarli dovrai compiere una ricerca iniziale e prendere alcune decisioni, ma in compenso potrai automatizzare il processo di ordinazione. Il vantaggio sarà duplice: prenderai decisioni più rapide, e anche il tuo personale sarà in grado di stabilire quando rifornire i prodotti.
Ricorda che le condizioni variano nel tempo. Valuta i livelli standard un paio di volte l'anno, per verificare che restino adeguati. Se intervengono cambiamenti, non esitare ad aumentare o diminuire i livelli standard.
Utilizzare un sistema di evasione ordini esterno intelligente ti aiuta a impostare in anticipo questi parametri, sfruttandoli per costruire una migliore previsione della domanda e per comprendere le tue esigenze di inventario stagionali.
La rete di evasione ordini Shopify Fulfillment Network, attualmente disponibile negli Stati Uniti, garantisce un'allocazione intelligente dell'inventario. Include anche la consulenza di un Success Team in merito alla strategia di evasione degli ordini. Riceverai assistenza per determinare i livelli di sicurezza delle scorte, gestire le relazioni con i partner logistici ed eseguire verifiche a campione sui prodotti.
5. LIFO vs. FIFO
Metodo FIFO (First in, first out)
Questa è una tecnica basata su un importante principio. Le scorte più vecchie (first in) vanno vendute prima (first out) di quelle più recenti. Si tratta di un metodo particolarmente utile per i prodotti deperibili. Infatti serve a evitare il deterioramento della merce.
Ma è una buona idea applicare il FIFO anche ai prodotti non deperibili. Infatti se lasci in fondo al magazzino sempre gli stessi scatoloni, questi con il tempo potranno usurarsi. Anche il design e le caratteristiche dell'imballaggio a volte cambiano. Meglio evitare di ritrovarti con della merce obsoleta e difficile da vendere.
Per implementare il metodo FIFO occorre un magazzino ben organizzato. Di solito, si aggiungono i nuovi prodotti in fondo, o comunque si posizionano davanti le confezioni più vecchie. Se ti affidi a terzi per lo stoccaggio delle merci e l'evasione degli ordini, probabilmente verrà già adottato questo metodo, ma è una buona idea verificare.
Metodo LIFO (Last In, first out)
È l'opposto del FIFO. La merce acquistata più di recente (last in) viene venduta per prima (first out).
Questo metodo vale quando i prezzi sono in costante aumento, quindi le scorte acquistate per ultime hanno il costo più alto. Un costo maggiore equivale a un minore profitto e perciò a un più basso capitale imponibile. Questo è praticamente l'unico motivo per cui ha senso utilizzare il LIFO.
Il LIFO è un metodo molto difficile da utilizzare realmente per gestire l'inventario. Se tieni la merce più vecchia in fondo agli scaffali, è più probabile che a un certo punto diventi obsoleta e invendibile. E ciò vale sia per i prodotti deperibili che per quelli non deperibili.
6. Tecnologia RFID
L'identificazione a radiofrequenza, o tecnologia RFID, ha certamente un posto nel futuro della gestione dell'inventario. Può aggiornare le cifre nel tuo sistema di gestione dell'inventario senza richiedere una linea di vista diretta al tag.
Molte aziende utilizzano già i tag RFID per cercare stock, combattere l'inventario fantasma e diminuire l'inventario in eccesso. Ad esempio, il rivenditore di moda Rebecca Minkoff utilizza tag RFID per tracciare l'inventario quando arriva nel loro negozio. I livelli vengono automaticamente regolati nel suo sistema di gestione dell'inventario con una precisione del 99% rispetto ai metodi manuali.
7. Codici a barre
Alcuni negozi al dettaglio utilizzano un sistema di scansione di codici a barre per tenere traccia dei livelli di stock dei prodotti. Questo comporta la scansione di qualche tipo di codice a barre che identifica ogni prodotto, inviando quelle informazioni al tuo IMS in modo da poter tracciare ogni articolo.
I sistemi di inventario con codici a barre automatizzano il tracciamento dei prodotti dal momento in cui entrano nel tuo negozio al momento in cui vengono venduti. Fornisce informazioni accurate e in tempo reale sul tuo inventario, aiutandoti a prendere decisioni più intelligenti e mantenere i tuoi clienti soddisfatti.
8. Analisi ABC
Alcuni prodotti generano più entrate di altri. Puoi classificare le scorte in base alla percentuale di fatturato che producono usando l’analisi ABC, secondo questo schema:
- A = % di stock che rappresenta l'80% del tuo fatturato
- B = % di stock che rappresenta il 15% del tuo fatturato
- C = % di stock che rappresenta il 5% del tuo fatturato
Pertanto, i tuoi prodotti più redditizi e di maggiore valore rappresentano lo stock A. Assicurati di avere questi prodotti sempre disponibili, in modo da non perdere occasioni di vendita. Invece lo stock C è la merce difficile da vendere. Potresti offrirla a un prezzo scontato per liberare gli scaffali e ottenere più liquidità dal tuo inventario.
9. Valutazioni dell'inventario
La valutazione dell'inventario è il costo dell'inventario invenduto alla fine di un periodo di reporting. Poiché l'inventario è spesso il tuo asset più grande, è importante misurare costantemente il suo valore. Come valuti l'inventario influisce sul tuo costo delle merci vendute, reddito netto e inventario finale, tutti fattori che influiscono direttamente sulla redditività.
10. Quantità minime di ordine
La quantità minima di ordine (MOQ) è il numero più piccolo di prodotti che devi acquistare in un ordine da un fornitore. I fornitori impostano le MOQ per evitare di sprecare risorse su ordini che portano loro poco o nessun profitto.
Gestendo strategicamente questa metrica, puoi ottimizzare i livelli di inventario, ridurre i costi e mantenere una supply chain fluida, contribuendo in definitiva al successo e alla redditività della tua attività retail.
11. Alert per scorte di sicurezza
Le scorte di sicurezza o livelli par sono la quantità minima di prodotto richiesta in ogni momento. Sai che è il momento di effettuare un ordine quando il tuo inventario scende sotto questi livelli predeterminati. I livelli par dovrebbero variare per prodotto, domanda del cliente e tempo necessario per l'arrivo di nuovo stock.
12. Audit dell'inventario
È importante controllare regolarmente l'inventario. Esegui audit mensili e annuali per garantire l'accuratezza tra la quantità di stock e i record finanziari. Indaga le discrepanze fino a trovare e affrontare la causa principale.
Controlli periodici
Effettuare regolarmente la riconciliazione dell'inventario è vitale. È probabile che tu ti affidi a software e report per conoscere le quantità di scorte disponibili in magazzino. Tuttavia, dovresti assicurarti che i dati corrispondano alla realtà. Esistono diversi metodi per farlo.
Inventario fisico
Per fare l'inventario fisico occorre conteggiare tutte le merci disponibili in magazzino. Molte aziende effettuano questa operazione a fine anno perché è legata alla contabilità e al versamento delle imposte sul fatturato. Malgrado questa incombenza venga eseguita normalmente solo una volta l'anno, può essere pesante e noiosa per i commercianti. Infatti in presenza di una discrepanza non sempre è facile individuare il problema, dovendosi esaminare a ritroso l'intero anno.
Controlli a campione
Conteggi l'intero inventario fisico a fine anno e spesso incorri in problemi, oppure hai molti prodotti? Può essere il caso di iniziare a fare dei controlli a campione nel corso dell'anno. Si tratta semplicemente di scegliere un prodotto, conteggiare la quantità realmente in magazzino e confrontarla con quella teorica. Non è un'operazione periodica ed è complementare all'inventario fisico. In particolare, potresti voler effettuare controlli a campione su prodotti problematici o che vendono molto.
Conteggio dei cicli
Per verificare l'inventario, invece di effettuare il conteggio fisico completo alcune aziende ricorrono al conteggio dei cicli. È alternativo al conteggio completo a fine anno ed estende la riconciliazione a tutto l'anno. A rotazione, ogni giorno, settimana o mese si controlla un prodotto diverso. Esistono diversi metodi per determinare quali articoli conteggiare e quando, ma in linea generale il controllo va eseguito più spesso sugli articoli di maggior valore.
13. Dropshipping
Con il dropshipping non tocchi mai i prodotti che vendi. Quando un cliente compra da te, il tuo fornitore spedisce l'articolo direttamente a loro. Questo significa che non hai bisogno di comprare inventario in anticipo o trovare spazio per conservarlo.
Mentre questo rende più facile iniziare a vendere, dovrai scegliere buoni fornitori poiché gestirano i tuoi prodotti e le spedizioni. Molti negozi utilizzano il dropshipping per testare nuovi prodotti prima di acquistare il proprio inventario.
14. Rapporti con i fornitori
Relazioni forti con i fornitori ti danno più margine di manovra quando sorgono problemi inaspettati. Quando hai una relazione esistente con un fornitore, le quantità minime di ordine sono spesso negoziabili. Per mantenere la tua parte della relazione come rivenditore, fai sapere al tuo fornitore quando ti aspetti un aumento delle vendite o un gran numero di ordini di acquisto in modo che possano regolare la produzione e i tempi di consegna.
È anche importante rivedere le prestazioni del fornitore. Identifica dove i fornitori possono migliorare o quando tagliarli fuori.
Per gestire al meglio l'inventario occorre la capacità di far fronte rapidamente ai problemi. Ad esempio, a volte è necessario:
- Effettuare il reso di un articolo che non vende per lasciare spazio a un nuovo prodotto;
- Rifornire velocemente un prodotto che vende bene;
- Rimediare a difetti di fabbricazione;
- Disporre temporaneamente di uno spazio supplementare per stoccare la merce.
In tutti questi casi è importante avere solide relazioni con i fornitori. Le quantità minime d'ordine sono spesso negoziabili. Prova a chiedere di poter acquistare una quantità inferiore di merce, per non trovarti con un inventario eccessivo.
Per stabilire buoni rapporti non basta essere amichevoli. Occorre una comunicazione chiara e proattiva. Avvisa il fornitore quando prevedi un aumento delle vendite o di effettuare molti ordini di acquisto, in modo che possa adeguare la produzione. Chiedi di essere avvertito se un prodotto è in esaurimento, in modo da poter sospendere le promozioni o cercare temporaneamente un altro fornitore.
15. Esternalizzare la gestione dell'inventario
Preferisci non gestire la logistica della gestione dell'inventario? Esternalizzala a un partner di logistica di terze parti (3PL) con le risorse per conservare, evadere e spedire ordini per tuo conto.
Shopify Fulfillment Network distribuisce il tuo inventario attraverso una rete di magazzini per tuo conto. Di conseguenza, puoi offrire consegne in due giorni ai tuoi clienti a un tasso conveniente. Come tuo partner di evasione, Shopify prenderà gli ordini dei clienti, riceverà i resi dei clienti e rimetterà in circolazione l'inventario utilizzabile.
16. Just-in-time
È un metodo per chi è disposto a rischiare, anche se una gestione dell'inventario efficace mitiga notevolmente il rischio. Con il metodo JIT, tieni in magazzino il minimo di scorte necessario per soddisfare la domanda e ti rifornisci prima che i prodotti siano esauriti.
Richiede un'attenta pianificazione e previsioni accurate. Funziona bene per le aziende in rapida crescita, ad esempio per il lancio di un nuovo prodotto o di una nuova linea di prodotti.
💡 Suggerimento: hai necessità di ricevere una notifica quando le scorte scendono sotto un certo livello? Installa un'app per gli alert sull'inventario tra quelle disponibili nell'App Store di Shopify.
17. Scorte di sicurezza
Le scorte di sicurezza costituiscono una riserva per le emergenze ed è quindi una buona idea inserirle nella tua strategia di gestione dell'inventario. Potrai attingere a questo inventario nei casi di necessità come il danneggiamento della merce, un'impennata della domanda, un'interruzione nella catena di distribuzione o qualche altra circostanza imprevista.
Ecco la formula per calcolare le scorte di sicurezza:
Scorte di sicurezza = (Utilizzo giornaliero massimo x Lead time massimo) - (Utilizzo giornaliero medio x Lead time medio)
L'utilizzo giornaliero è il numero di articoli venduti in un giorno, mentre il lead time è il tempo di approvvigionamento.
Ad esempio, calcoliamo le scorte di sicurezza per un venditore di smartphone fabbricati in Cina. Ipotizziamo che in un giorno si vendano mediamente 10 smartphone ma nel weekend si possa arrivare a 20. Inoltre immaginiamo che il tempo medio di approvvigionamento sia 40 giorni ma si possa arrivare a 50. In questo caso la scorta di sicurezza da accantonare sarebbe pari a 600 smartphone, perché:
(20 x 50) - (10 x 40) = 600
18. Punto di riordino
Il punto di riordino ti segnala quando è il momento di rifornire le scorte. In sostanza devi riordinare la merce quando raggiungi la soglia necessaria per far fronte alla domanda durante il tempo di approvvigionamento, senza intaccare le scorte di sicurezza.
Puoi usare la seguente formula per calcolare il punto di riordino del tuo negozio:
Punto di riordino = Domanda nel Lead time + Scorta di sicurezza
Tornando all'esempio precedente, il riordino dovrà avvenire quando restano 1000 articoli in magazzino:
(10 x 40) + 600 = 1000
Il calcolo del punto di riordino è fondamentale per un'efficace gestione delle scorte. Si tratta di un'operazione complessa, specialmente se vendi molti prodotti. Il tutto sarà molto più semplice se scegli di automatizzare la gestione dell'inventario.
19. Previsioni accurate
Una buona gestione dell'inventario si basa in gran parte sulla previsione accurata della domanda. È incredibilmente difficile non fare errori. Le variabili da prendere in considerazione sono innumerevoli. Anche se non sai mai con certezza cosa ti aspetta, puoi provare ad avvicinarti. Ecco alcuni elementi da considerare quando proietti le vendite nel futuro:
- Tendenze di mercato;
- Vendite dell'anno precedente durante la stessa settimana;
- Tasso di crescita dell'anno in corso;
- Stagionalità ed economia generale;
- Promozioni in vista;
- Campagne pubblicitarie pianificate.
Se esistono altri fattori che possono aiutarti a creare una previsione più accurata, assicurati di includerli.
20. Piani di emergenza
In relazione alla gestione dell'inventario possono sorgere diverse problematiche che rischiano di paralizzarti, se ti colgono impreparato. Ecco alcuni esempi:
- Le vendite aumentano inaspettatamente, e accetti una quantità di ordini che eccede le scorte disponibili;
- Ti trovi a corto di liquidità e non puoi pagare un prodotto di cui hai disperatamente bisogno;
- Durante il tuo picco stagionale delle vendite non ti basta lo spazio disponibile in magazzino;
- Per un errore di calcolo ti trovi con una quantità di prodotto inferiore al previsto;
- Un prodotto resta invenduto e occupa tutto lo spazio per stoccare la merce;
- Il produttore esaurisce un articolo ma hai ancora degli ordini da evadere;
- Il produttore smette di fabbricare un articolo senza avvisarti.
Il punto non è capire se sorgeranno problemi, ma quando si verificheranno. Individua i rischi che stai correndo e allestisci un piano di emergenza. Come reagirai? Quali misure adotterai per risolvere il problema? Quale sarà l'impatto sulle altre aree della tua attività? Ricorda che in questi casi i rapporti solidi possono fare la differenza.
Come gestire l'inventario
- Analizza i fornitori
- Categorizza l’inventario
- Traccia i livelli di inventario
- Imposta punti di riordino
- Conduci audit regolari
- Prevedi la domanda accuratamente
- Rivedi e ottimizza il processo
1. Analizza i fornitori
Trovare buoni fornitori è fondamentale per evadere gli ordini in tempo. Prima di impegnarti con uno, controlla quanto velocemente consegnano, cosa dicono altre aziende di loro e quanto bene comunicano.
Condividi i tuoi piani con i venditori su quando avrai bisogno di più prodotti. Questo li aiuta a prepararsi ed evitare ritardi. Lavora con un mix di fornitori locali e internazionali per ridurre rischi come consegne lente e problemi doganali. È anche intelligente avere fornitori di riserva per i tuoi articoli più importanti, nel caso qualcosa vada storto con il tuo fornitore principale.
2. Categorizza l'inventario
Classifica i tuoi prodotti per valore e frequenza di domanda. Gli articoli di alto valore (A) necessitano di controlli rigorosi e verifiche frequenti, mentre gli articoli di basso valore (C) possono essere gestiti in quantità maggiori.
Dovresti anche conservare prodotti simili, mantenere gli articoli deperibili in una sequenza FIFO e etichettare tutto chiaramente. Quindi, utilizza SKU per identificare e localizzare i prodotti nel tuo sistema e nello stoccaggio fisico.
3. Traccia i livelli di inventario
Se vuoi competere con altri rivenditori online, vendere su più canali non è più in questione. I clienti si aspettano che i prodotti siano in stock ovunque e comunque scelgano di fare acquisti. Avere un'unica fonte di verità per tutti i dati dei prodotti su più canali riduce gli errori e previene le rotture di stock.
Monitora gli aggiornamenti dell'inventario in tempo reale per ogni prodotto, incluse le quantità disponibili, in arrivo, impegnate o localizzate in più sedi di negozi. Questa vista unificata ti aiuta a ottimizzare i livelli di stock su tutti i canali (online, offline o altro). Quando vendi qualcosa nel tuo negozio, Shopify POS aggiorna immediatamente il tuo negozio online. Questo significa che saprai sempre esattamente cosa hai in stock, sia online che nel tuo negozio, il che aiuta a evitare di vendere articoli che non hai effettivamente.
Quando Allbirds ha adottato Shopify POS e Shopify Plus, ha sfruttato tutti gli strumenti aziendali inclusi, in particolare la gestione dell'inventario. Questo ha permesso al rivenditore di ottimizzare i livelli di stock del negozio, mantenendo meno inventario in negozio e richiedendo meno spazio retail per operare.
"Con Shopify Plus, abbiamo i nostri sistemi di punto vendita ed ecommerce sotto un unico ombrello, che serve al nostro scopo finale di essere un rivenditore omnicanale e vedere il cliente come un unico cliente, non importa dove fanno acquisti con noi", dice Travis Boyce, responsabile delle operazioni retail globali.
4. Imposta punti di riordino
Utilizza i dati di vendita passati e i tempi di consegna medi per calcolare un margine di sicurezza. Ricevi avvisi di stock basso e notifiche quando certi articoli raggiungono il loro punto di riordino. Questo approccio proattivo ti aiuta a rifornirti prima di rimanere senza.
Se sei su un piano idoneo, puoi impostare flussi di lavoro personalizzati in Shopify Flow che si attivano quando un articolo raggiunge il suo punto di riordino. Ad esempio, Flow può automaticamente:
- Inviare una notifica Slack o email al tuo responsabile acquisti
- Taggare prodotti che necessitano di rifornimento
- Creare e inviare un ordine di acquisto al fornitore
- Nascondere prodotti che sono esauriti
Questi flussi di lavoro automatizzati ti aiutano a riordinare stock in modo da non rimanere senza articoli e deludere i clienti.
5. Conduci audit regolari
I controlli fisici dell'inventario (inventario fisico) verificano che i tuoi record online corrispondano al tuo stock effettivo disponibile. Gli audit dell'inventario aiutano a identificare furto, danni o errori amministrativi precocemente.
Imposta un programma per:
- Pianificare la data dell'audit e chi lo condurrà.
- Organizzare l'inventario in modo chiaro ed etichettato.
- Contare e verificare ogni articolo attentamente, investigando le discrepanze.
- Aggiornare i tuoi dati in Shopify di conseguenza.
6. Prevedi la domanda accuratamente
Utilizza le analisi di Shopify per individuare tendenze nel volume delle vendite, domanda stagionale e prodotti più venduti. Se sai che particolari articoli si esauriscono rapidamente durante le stagioni di punta (come i regali natalizi), effettua ordini più grandi o ordina prima del solito per evitare corse dell'ultimo minuto o rotture di stock.
Se stai pianificando campagne di marketing stagionali, ad esempio una vendita del Black Friday, assicurati che i tuoi livelli di inventario possano supportare un improvviso aumento della domanda. Potresti anche creare bundle o confezioni speciali per le vacanze che necessitano delle loro considerazioni di stock.
Anche con previsioni attente, i picchi stagionali possono superare le aspettative. Mantieni un buffer di sicurezza per articoli ad alta domanda, specialmente se i tempi di consegna dei fornitori aumentano durante i periodi intensi.
7. Rivedi e ottimizza il processo
La gestione dell'inventario è un ciclo continuo di perfezionamento e miglioramento. Una volta che hai un sistema chiaro per gestire i dati online e offline, rivedi i tuoi processi per vedere quanto efficacemente soddisfano le aspettative dei clienti e supportano la crescita. Ecco come potrebbe apparire:
- Traccia la rotazione dell'inventario, giorni di fornitura e costi di mantenimento.
- Esplora tecniche come JIT o EOQ per vedere quale si adatta meglio al tuo modello di business.
- Regola i tuoi punti di riordino, lista fornitori e strategie di categorizzazione man mano che le tue offerte di prodotti crescono o la tua base clienti cambia.
- Le revisioni regolari mantengono i tuoi processi agili ed efficaci.
Strumenti per la gestione dell'inventario
Shopify
Il software di gestione dell'inventario viene fornito come programma autonomo o è integrato in una piattaforma ecommerce come Shopify. Se gestisci la tua attività con Shopify, la gestione dell'inventario è già integrata.
Puoi impostare il tracciamento dell'inventario, visualizzare il tuo inventario e regolare i tuoi livelli di inventario nell'area Inventario del tuo admin Shopify. Puoi anche visualizzare la cronologia delle regolazioni e trasferimenti dell'inventario per varianti tracciate da Shopify.
Shopify fornisce anche report dell'inventario che ti mostrano un'istantanea di fine mese del tuo inventario. Puoi accedere a vari report come:
- Inventario medio venduto per giorno
- Percentuale di inventario venduto
- Analisi ABC per prodotto
- Tasso di sell-through del prodotto
- Giorni di inventario rimanenti
Per trovare questi report:
- Dal tuo admin Shopify, vai su Analytics > Reports.
- Clicca Categories.
- Clicca Inventory per filtrare i report e mostrare solo i report dell'inventario.
Le app di gestione dell'inventario ti permettono di monitorare lo stato live del tuo magazzino. Queste app sono utili per i dipendenti coinvolti attivamente nella gestione della tua attività, permettendo loro di accedere alle informazioni da uno smartphone o tablet. La maggior parte offre funzionalità come tracciamento della quantità e posizione dell'inventario, avvisi sui livelli di stock e monitoraggio degli ordini.
Se sei un commerciante Shopify, prova queste popolari app di gestione dell'inventario per il tuo negozio:
- Stocky: Tracciamento dell'inventario in tempo reale potente e dettagliato.
- Thrive by Shopventory: Connetti più account Shopify e automatizza gli ordini di acquisto.
- ShipHero: Previsione della domanda, automazione degli acquisti e altro.
Stocky
Un sistema per la gestione dell'inventario è Stocky, la soluzione pensata per chi utilizza Shopify POS Pro. Stocky offre funzionalità avanzate e si sincronizza in tempo reale con il tuo negozio Shopify. Il bello è che cresce con te. Ti garantisce la massima scalabilità e uno stack tecnologico idoneo a gestire il tuo inventario ora e in futuro.
Shopify POS ti offre funzionalità avanzate per la gestione dell'inventario e dati analitici completi sulla tua attività online e offline. Il tutto da un unico back office.
Per saperne di più: Commercio unificato: il futuro dello shopping
Il futuro della gestione dell'inventario
La tecnologia continua a crescere e svilupparsi a un ritmo incredibile, e molte di queste tecnologie nuove ed emergenti hanno applicazioni per la gestione dell'inventario:
Analisi predittiva
L'analisi predittiva utilizza una combinazione di automazione, dati e machine learning per fornire previsioni e analisi accurate. Basati su algoritmi, questi modelli di analisi possono dare ai rivenditori insight supportati dai dati che possono migliorare la gestione dell'inventario. Questa tecnologia continua solo a migliorare nel tempo. E più dati le fornisci, meglio conoscerà la tua attività.
Intelligenza artificiale
L'intelligenza artificiale (AI) continua a svilupparsi e acquisire nuove applicazioni all'interno delle soluzioni di gestione dell'inventario. Le soluzioni AI auto-correttive possono consentire alle aziende di automatizzare le decisioni dell'inventario e reagire alle richieste dei clienti in tempo reale.
IoT
I dispositivi Internet of Things, o IoT, possono ridurre il tempo necessario agli associati per trovare l'inventario fornendo dati di posizione in tempo reale. Questi dati possono anche aiutarti a prendere decisioni di gestione dell'inventario più informate ed efficaci sapendo esattamente quanto stock hai e dove.
Acquisisci il controllo del tuo inventario
Ricorda: un sistema efficace di gestione dell'inventario può aiutarti a ridurre i costi e a mantenere redditizia la tua attività. Ti consente di analizzare i pattern di vendita, prevedere le vendite future e prepararti agli imprevisti. Con una corretta gestione dell'inventario, un'attività commerciale ha maggiori possibilità di redditività e sopravvivenza.
È ora di prendere il controllo del tuo inventario smettendo di perdere soldi. Scegli le tecniche giuste per gestire le scorte e inizia a implementarle oggi stesso.
Scopri come Shopify POS ti aiuta a gestire le vendite in negozio e online da un'unica piattaforma potente.
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Gestione inventario: domande frequenti
Cosa fa la gestione dell'inventario?
La gestione dell'inventario aiuta i rivenditori a tracciare e controllare il flusso di merci all'interno dell'azienda. Comporta il tracciamento del movimento di beni e materiali, il monitoraggio della rotazione dell'inventario e l'ottimizzazione del rifornimento per garantire che i prodotti siano sempre disponibili.
Quali sono i 4 passaggi principali nella gestione dell'inventario?
I quattro passaggi principali nella gestione dell'inventario sono:
- Configurare il software di gestione dell'inventario,
- Decidere per una tecnica di gestione dell'inventario,
- Inserire i dati esistenti,
- Analizzare i risultati.
Qual è la chiave per gestire l'inventario?
La chiave per gestire l'inventario è avere un sistema unico dove tutte le tue operazioni retail lavorano naturalmente insieme. Questo fornisce visibilità in tempo reale su tutta la tua attività senza la complessità di mantenere più sistemi o integrazioni.
Qual è lo scopo principale della gestione dell'inventario?
Lo scopo principale della gestione dell'inventario è ottimizzare i livelli di stock. Aiuta i rivenditori a evitare rotture di stock, minimizzare l'inventario in eccesso e massimizzare l'efficienza nelle operazioni aziendali.
Quali sono le 5 fasi del processo di gestione dell'inventario?
Le cinque fasi della gestione dell'inventario sono:
- Previsione della domanda,
- Rifornimento,
- Elaborazione degli ordini,
- Stoccaggio e organizzazione,
- Reporting e analisi.
Qual è un esempio di gestione dell'inventario?
Un esempio di gestione dell'inventario è un negozio al dettaglio che utilizza un sistema di scansione di codici a barre per tracciare i livelli di stock. Il sistema prevede la domanda e le tendenze di vendita per determinare le quantità di stock ottimali e riordina automaticamente i prodotti quando lo stock raggiunge una soglia predeterminata.
Qual è il primo passo per la gestione dell'inventario?
Il primo passo per iniziare a gestire efficacemente l'inventario del tuo negozio è verificare la situazione. Prendi atto dello stato attuale dell'attività e della direzione in cui vuoi operare. Individua le problematiche. Spesso gli articoli sono in esaurimento? Rilevi molte imprecisioni? Fatichi a gestire nuovi canali di vendita?Esamina anche il tuo attuale stack tecnologico. Se utilizzi già un POS o un ERP, questi forse includono un sistema per il monitoraggio dell'inventario che puoi utilizzare. Ai fini della scelta considera anche le tue quantità di inventario, il numero di utenti necessario, i canali da monitorare e infine il prezzo.
Cos'è un sistema di gestione del magazzino?
Un sistema di gestione del magazzino ("warehouse management system", o WMS) ha funzioni simili a quelle di un sistema per la gestione dell'inventario. Serve a monitorare ciò che accade in più magazzini, indipendentemente dalla loro ubicazione. Consente di controllare le operazioni di inventario e di magazzino come la ricezione delle merci, la gestione della supply chain, l'evasione degli ordini, la distribuzione e altro ancora.
Come ottimizzi la gestione dell'inventario?
Per ottimizzare la gestione dell'inventario ti occorre un sistema centralizzato che ti mostri i dati dei tuoi canali in tempo reale. In tal modo sarai in grado di prendere decisioni rapide e ben ponderate. Se hai un negozio Shopify, utilizza le funzioni per gestire l'inventario nella dashboard di Shopify. Inoltre, con Shopify POS Pro puoi ottenere le funzionalità integrate per monitorare le scorte, generare ordini di acquisto, prevedere la domanda e molto altro ancora. Scopri di più su Shopify POS Pro.
