POS per il pagamento: guida completa alla scelta del dispositivo giusto per i commercianti

POS per il pagamento: guida completa alla scelta del dispositivo giusto per i commercianti

POS Shopify

In Italia, dotarsi di un POS (Point of Sale o "punto di vendita") è obbligatorio per commercianti e professionisti. Tali categorie sono tenute per legge ad accettare pagamenti con carte di credito e prepagate. Ciò detto... non tutti sanno che il dispositivo per il pagamento elettronico può essere utilizzato anche per incrementare i profitti!

Molti commercianti investono gran parte del loro tempo, attenzione e risorse nel trovare modi per generare più vendite.

Dopo tutto, incrementare le vendite significa aumentare le entrate. E maggiori ricavi corrispondono a maggiori opportunità per la futura crescita di un business.

Ma non si può agire anche sul processo di vendita vero e proprio e sulla stessa transazione?

Sì, è vero, è importante condurre nuovi clienti all’acquisto dei propri prodotti (oltre a mantenere e fidelizzare i clienti esistenti)... Ma i commercianti non possono permettersi di trascurare l’aspetto dei sistemi e processi che permettono fisicamente di perfezionare una vendita.

E’ qui che la scelta del giusto dispositivo POS per accettare i pagamenti retail entra in gioco. I migliori dispositivi POS consentono non solo di condurre operazioni di vendita, ma anche di gestire molte altre attività collaterali:

  • dalla gestione dell'inventario,
  • ai resi e cambi della merce,
  • all’analisi comportamentale della clientela.

Con tante soluzioni disponibili per i dettaglianti, individuare il sistema POS per il pagamento migliore e giusto per la vostra attività può sembrare impegnativo. Ecco perché abbiamo creato questa guida completa che vi condurrà attraverso l'intero processo: dalla ricerca, alla sperimentazione, fino alla decisione finale.

Pronti per iniziare? Per prima cosa, seguite un consiglio sempre attuale: conoscete voi stessi. (O, in questo caso, la vostra attività ed il vostro modo di vendere).

Individuate prima di tutto le vostre esigenze e desideri

Esiste più di un sistema POS per accettare i pagamenti retail. Confrontare le varie opzioni prima ancora di aver individuato le vostre necessità, potrebbe disorientarvi, a causa delle molte informazioni.

Innumerevoli sono le caratteristiche, i vantaggi, gli accessori e via dicendo. Se lasciate che sia il fornitore a vendervi il suo sistema, potreste ritrovarvi con un POS all'avanguardia, che non soddisfa però in alcun modo le vostre specifiche necessità.

Per questo dovete sapere come valutare ciò che effettivamente vi serve. Considerate queste importanti funzioni, ed il modo in cui, da rivenditori, potete incorporarle nella vostra attività:

Gestione dell’inventario

Vendete dei prodotti? Dovete controllare costantemente l'inventario per mantenere gli scaffali riforniti. Il terminale POS dovrebbe aiutarvi in questo, mantenendo aggiornati numeri e dati dopo ogni singola transazione.

Gestione del cliente

Oltre a gestire il prodotto, forse volete tener d'occhio anche il comportamento della clientela. Alcuni sistemi POS possono aiutarvi a gestire dei programmi di fidelizzazione. A seconda dei dati che raccolgono, possono anche fornirvi indicazioni su specifici comportamenti del cliente, utili a determinare gli sconti più efficaci per il futuro.

Resi e sostituzioni

Chiunque venda un prodotto, ha bisogno di gestire resi e sostituzioni. Il giusto POS di pagamento rende possibile svolgere in semplicità queste operazioni all'interno del sistema.

Esigenze hardware

Il sistema di pagamento POS risiede nel software. Ma con che tipo di hardware intendete utilizzarlo?

Ai dettaglianti più piccoli, che operano in spazi condivisi, mercati o altri tipi di negozio mobile o flessibile, può occorrere soltanto un tablet ed un lettore di schede che si integra con un POS basato su cloud. Negozi più grandi, con sistemi di casse tradizionali, hanno maggiore esigenza di hardware. Il che include terminali, stampanti per ricevute, lettori di schede tradizionali (invece che portatili) e magari anche altro.

Controllate l’hardware che già possedete e quello che potreste voler acquistare in futuro. Poi considerate come un terminale POS dovrebbe funzionare all'interno di tale sistema.

Valutate anche quale tipo di attività avete oggi e come vorreste farla evolvere domani. I dettaglianti dovrebbero concentrarsi sui sistemi POS progettati espressamente per la loro tipologia di attività... e non su un POS progettato per operatori di un chiosco ambulante o per venditori di biglietti per concerti.

Caratteristiche di un POS di pagamento valido ed affidabile

È importante tenere presenti nello specifico le necessità del vostro business. Dopo tutto, ognuno opera in maniera un po’ diversa. E quel che pianificate per la vostra azienda è unico, al pari dei prodotti che vendete.

Ma ci sono anche funzionalità fondamentali di cui la maggior parte dei rivenditori ha bisogno per processare i pagamenti. Di base, qualsiasi sistema di pagamento voi consideriate dovrebbe agevolare il vostro successo.

Alcune caratteristiche possono essere un extra, ma altre funzionalità sono irrinunciabili. Ponetevi le seguenti domande, quando iniziate la ricerca di possibili soluzioni. Se un POS non può “rispondere di sì”, sapete già di poterlo escludere dal novero dei possibili prescelti.

È facile da usare?

Per quanto il vostro POS per il pagamento sia importante, avete già un sacco di altre cose da gestire, regolare e con le quali armeggiare. Il vostro POS dovrebbe essere abbastanza semplice da non richiedere la costante consultazione del manuale di istruzioni per mantenerlo attivo e funzionante.

Si integra con gli altri settori della vostra attività?

Può accedere ai dati della logistica e della catena di produzione, aggiornando istantaneamente inventario ed informazioni sugli ordini? Se questa è una caratteristica importante per la vostra attività, ma è mancante nel POS in questione, escludetelo.

Ricercate sistemi POS che automatizzino il più possibile. Certamente non desiderate trascorrere del tempo a trasferire informazioni da piattaforma a piattaforma, lasciando spazio all’errore umano e sprecando la vostra risorsa più preziosa: il tempo.

Il prezzo è chiaro, diretto e trasparente?

Se un POS non riporta chiaramente e semplicemente i costi per il suo utilizzo, siate cauti. Voi e la vostra attività meritate di meglio rispetto ad un sistema che vi faccia incorrere in addebiti nascosti e costi non preventivati.

Si può usare ovunque?

POS terminale Shopify

Potete integrarlo nel vostro negozio. Ma cosa accade se venite invitati ad allestire un temporary store nell’area trendy della vostra città? Potete andare ad eventi o mercati ed acquisire sul posto i pagamenti di nuovi clienti, grazie ad un POS che funziona ovunque?

Avete bisogno di un sistema che vi offra la libertà e la flessibilità per accettare un pagamento ovunque vi troviate. Se il terminale di pagamento in esame non vi consente di farlo, allora potrebbe non essere una buona scelta.

Registra statistiche e misurazioni?

Come rivenditori, dovete tener traccia di un sacco di informazioni importanti sulle operazioni di vendita che avvengono nella vostra impresa.

I migliori dispositivi POS non permettono solo di effettuare transazioni. Consentono anche di monitorare i dati fondamentali per prendere decisioni su come migliorare processi e numero delle vendite.

I parametri importanti da monitorare includono:

  • vendite ripartite nel tempo (numero di vendite per giorno, settimana, mese, ecc.)
  • numero di vendite per dipendente
  • attività del personale ripartite per dipendente
  • rapporti sul prodotto (per vedere che cosa si vende e cosa rimane sugli scaffali)
  • numero degli ordini (suddivisi per le diverse fasi di completamento).

Se il POS non vi da accesso ad alcuni dati basilari per guidare il processo decisionale nella vostra azienda, allora potrebbe non essere il dispositivo di pagamento giusto per voi.

Il rivenditore del POS offre un servizio clienti accessibile?

Proprio come è necessario mantenere la capacità di accettare pagamenti ovunque, è necessario anche poter entrare in contatto con il personale di assistenza del POS in qualsiasi momento.

Gli affari non si fermano durante il fine settimana o la sera. Il supporto del fornitore del POS non dovrebbe essere limitato. Assicuratevi che, in caso di problemi o domande, voi possiate ottenere una soluzione immediata da un team di assistenza clienti contattabile in qualsiasi momento e da qualunque posto.

Eliminate ciò che non è adatto

Ridurre la scelta in base a ciò che è essenziale, rende facile distinguere quali POS siano opzioni praticabili. Ci si può focalizzare solo su alcuni terminali. A quel punto, dedicarsi al confronto dei dettagli è meno disorientante.

Una volta identificate le cose che il POS dovrebbe fare per la vostra attività, potete eliminare rapidamente le opzioni che non collimano con le vostre esigenze.

Il POS non ha i requisiti di cui sopra? È da escludere. Non soddisfa un’esigenza importante per le vostre strategie di vendita? Allora non dovrebbe prendere parte alla fase finale della vostra selezione.

È possibile restringere ulteriormente il campo, grazie a qualche accorgimento di base. Ponetevi anche queste domande:

  • Il fornitore di POS è finanziariamente affidabile? La società sarà presente anche in futuro per offrire il servizio clienti?
  • Che tipo di esperienza ha il fornitore di POS nel servire le imprese, soprattutto quelle che condividono le principali caratteristiche con la vostra azienda?
  • Il fornitore di POS ha ricevuto recensioni positive o negative? Sono stati presentati dei reclami ufficiali nei suoi confronti? Parlate con altri imprenditori del vostro settore, per ottenere un riscontro delle loro esperienze.

Vorrete certamente assicurarvi che il POS prescelto sia garantito da un'azienda legittima, responsabile e con la quale vi sentiate sicuri nel fare affari a lungo termine.

Se un fornitore non riesce a superare questa prova, potrebbe non valer la pena di correre il rischio acquistando un suo prodotto. Questo metterebbe a repentaglio la vostra attività, nel peggiore dei casi. Mentre, nella migliore delle ipotesi, dovreste preoccuparvi di ripetere l’intero processo di selezione per la scelta di un nuovo dispositivo POS.

Valutate i vostri finalisti

Una volta ristretta la lista a circa tre fornitori, è il momento degli approfondimenti su ciascuno dei sistemi POS, per scegliere quello giusto per voi.

In primo luogo, entrate in contatto con il fornitore per ricevere ulteriori informazioni. Parlate con i suoi rappresentanti e chiedete loro un semplice riepilogo. 

Prendete appunti e chiedete loro di chiarire i vostri eventuali dubbi. Non esitate a fare domande! Questo è il vostro momento per saperne di più, in modo da poter prendere la decisione migliore.

Ascoltate attentamente ciò che vi viene detto – ma concentratevi anche sull'interazione in se stessa. L'azienda vi fa sentire accolti e apprezzati come potenziali clienti? Vi ha lasciato spazio per esprimere pensieri e preoccupazioni, ed ha risposto con facilità e disinvoltura alle vostre domande?

Le sensazioni che vi da una società non saranno tutto, ma contano nel vostro processo decisionale. Se non siete a vostro agio nel parlare con i rappresentanti di un particolare fornitore, potreste scoprire che i problemi futuri diventano ancor più grandi a causa di un pessimo servizio clienti.

Potete depennare un POS dalla vostra lista dei finalisti se avete avuto una brutta esperienza con il fornitore. Comunque, il reale obiettivo è quello di ottenere più informazioni riguardo quei tre sistemi POS che sembrano la migliore opzione, per essere preparati al passo successivo.

Pianificate una prova o una dimostrazione

Una volta che avete la possibilità di parlare con i rappresentanti di ogni fornitore di POS, dovete riuscire ad incontrarne uno.

Richiedete una prova gratuita per poter testare il loro software. Oppure, programmate una dimostrazione per poter vagliare attentamente il loro sistema. Idealmente, potete fare entrambe le cose, in modo da ottenere un tour guidato ed impostare il sistema per farlo funzionare al meglio, una volta che partirà il periodo di prova.

Fare una prova vi consentirà di applicare tutte le funzionalità e i vantaggi di cui ritenete che la vostra impresa abbia bisogno. E potrete vedere come funziona il tutto all’atto pratico. Nel caso abbiate qualche difficoltà o troviate un problema, prendetene nota.

Poi, chiamate di nuovo i fornitori. Loro potrebbero essere in grado di guidarvi nei passaggi per risolvere il problema, oltre a rispondere alle vostre eventuali domande.

Ricordate: c'è una curva di apprendimento per ogni caratteristica del nuovo software del sistema. Distinguete i problemi legati alla vostra mancanza di conoscenza dai problemi causati dalla mancanza di funzionalità necessarie per il vostro POS.

La decisione finale

Considerate il vostro periodo di prova come una verifica di ciascun terminale. Prendete nota di tutti i pro e i contro che riscontrate in ciascuno di essi e scrivete qualche considerazione specifica. Non dimenticate di annotare le domande che vi sorgono man mano.

Una volta superata la fase di prova con i POS finalisti, assicuratevi di risolvere ogni eventuale problema insorto e di ottenere risposte alle vostre domande.

Raccogliere quante più informazioni e dati possibili vi rende informati. Questo, a sua volta, vi da maggiori elementi per fare la scelta adatta alle vostre necessità.

Quindi, non lasciate domande irrisolte. Affrontate tutto ciò su cui vi sentite insicuri o incerti. Oltre a parlare direttamente con il fornitore, vi consigliamo di leggere le recensioni degli utenti online o di parlare con altre aziende che fanno uso di un terminale POS. Così considererete più punti di vista.

Date un’occhiata anche alle pubblicazioni di settore. Siti come MerchantMaverick recensiscono e classificano prodotti utili per i rivenditori, compresi i terminali POS.

Riepilogo dei requisiti essenziali

Una volta che le fasi di ricerca, di prova e di raccolta dati sono completate, è il momento di prendere una decisione definitiva. Il POS giusto per la vostra azienda possiederà le seguenti caratteristiche basilari:

  • Facile da usare
  • Si integra con altri sistemi (e si collega al cloud)
  • Automatizza i processi e riduce le procedure manuali
  • Prezzo chiaro e lineare
  • Portatile (si può usare dovunque)
  • Servizio clienti del fornitore POS disponibile e di alta qualità.

E sarà anche in grado di soddisfare le vostre esigenze specifiche riguardo ai processi come:

  • Gestione dell’inventario
  • Gestione dei clienti
  • Resi e sostituzioni
  • Hardware e altre componenti di un sistema di vendita pienamente funzionante.

Arrivati a questo punto, la decisione spetta a voi. E questa è una buona cosa.

Solo voi potete sapere come funziona la vostra attività oggi, e come volete impostarla per avere successo nel futuro. Un terminale POS affidabile permette di vendere di più, e di farlo in maniera più efficiente.

Articolo originale di Kali Hawlk, tradotto da Maria Teresa Cantafora.

 

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