Risparmiare tempo: 10 trucchi essenziali per i commercianti

Risparmiare tempo: 10 trucchi essenziali per i commercianti

Risparmiare tempo commerciantiPer gli imprenditori, il tempo è il bene più prezioso dopo il denaro. E la frase "il tempo è denaro" suona particolarmente veritiera per i commercianti. Del resto, una giornata è composta di sole 24 ore e riuscire a risparmiare tempo è fondamentale.

Una miriade di consigli su come aumentare la propria produttività è già disponibile online; e si tratta per lo più di consigli rivolti a un pubblico generale. Invece, in questo articolo, abbiamo ristretto il campo a 10 trucchi essenziali per i commercianti. Si tratta di soluzioni adottabili subito e che forniscono dei risultati misurabili. Mettendole in pratica, imparerete ad utilizzare le ore della giornata in modo più efficiente, a risparmiare tempo e, speriamo, a realizzare maggiori profitti.

1. Iniziare presto la giornata e acquisire delle buone abitudini

Risparmiare tempo

Crediti immagine: Talk of Web

Che cos’hanno in comune il fondatore del gruppo Virgin Richard Branson, il CEO di Apple Tim Cook e l'ex first lady ed avvocato Michelle Obama? Iniziano tutti la loro giornata molto prima dell’alba. Hanno individuato uno dei segreti chiave per essere più produttivi. Infatti, numerosi studi dimostrano che svegliarsi presto aiuta a incrementare la produttività; e gli imprenditori di successo di tutto il mondo assicurano che è vero.

In parte, la ragione per cui iniziare presto la giornata rende più produttivi è che all'inizio del giorno si ha più forza di volontà. Secondo un articolo di Entrepreneur, la forza di volontà è come un muscolo che si stanca con l’uso eccessivo. Durante il giorno, man mano che ci si relaziona con gli altri e si prendono decisioni difficili, la propria forza di volontà si affievolisce. Questo spiega perché la maggior parte di noi trova più facile andare in palestra la mattina piuttosto che la sera.

Naturalmente, diventare persone mattiniere richiede del tempo. Perché un’abitudine si consolidi, occorre che la mente e il corpo abbiano modo di apprendere e memorizzare il gesto o il compito in questione, ripetendolo più e più volte. Indubbiamente, gli imprenditori di grande successo vivono seguendo abitudini rigorose, come dedicarsi alla meditazione, adottare un'uniforme di lavoro, o mangiare pasti simili, più o meno alla stessa ora ogni giorno. Le abitudini, una volta adottate, permettono di pensare meno. Sono decisioni già prese, che ci lasciano la possibilità di concentrarci su compiti più grandi e più importanti, come la gestione della nostra impresa.

2. Creare una to do list

Siete multitasking e tentate di gestire più mansioni allo stesso tempo? Allora probabilmente rischiate di tralasciare qualcosa, se non utilizzate una to do list. Creare una lista delle cose da fare è l’ABC per ogni imprenditore. Solo facendo riferimento a una to do list, dei commercianti pieni di impegni possono riuscire a focalizzare in ogni momento cosa vada fatto e quali siano le priorità.

Probabilmente già conoscete questo trucco collaudato per risparmiare tempo e diventare più produttivi; ma c'è un motivo per cui molti imprenditori di successo esaltano l’utilità delle to do list: perché funzionano! Esistono diversi modi per organizzarle. C’è chi usa il metodo di affrontare i vari compiti dal più difficile al più semplice. All'inizio del giorno, scrivete il vostro compito più arduo e stressante in cima alla lista ed assegnategli la priorità, completandolo prima di passare alle altre voci dell'elenco.

Stabilire delle priorità

Un altro metodo è quello di organizzare i compiti della lista in ordine di importanza. “Cosa è vitale fare oggi?” Se alcune incombenze sono apparentemente secondarie, di fatto rivestono carattere di urgenza. Ad esempio, non pagare la bolletta della luce o l’ADSL in scadenza può bloccare la vostra intera azienda. Sapersi organizzare secondo le priorità è, tra l’altro, un valido metodo per gestire lo stess.

Per creare to do list efficaci, è importante frazionare le attività complesse in compiti più piccoli e gestibili. Lo stesso principio va applicato nell’identificare e scrivere i propri obiettivi. È inutile dire: "Voglio finire una maratona in sei mesi". Invece, se volete raggiungere l’obiettivo, dovete calcolare quanti chilometri percorrere ogni settimana e quali giorni dedicare a coprire la distanza che vi siete prefissati. Se una voce della lista non dovesse essere specifica e fattibile, suddividetela in piccoli step da completare in sequenza. Vedrete che riuscirete a fare molto di più in questo modo.

Pronti per iniziare a scrivere la vostra to do list? Il vecchio metodo “carta e penna” funziona bene, ma ecco alcune app e software da prendere in considerazione; hanno il vantaggio di mantenere la vostra lista memorizzata in digitale e sincronizzata su tutti i dispositivi:

3. Sbarazzarsi del disordine

È difficile concentrarsi sulle attività da svolgere quando si è circondati dal disordine. Mantenete il vostro spazio di lavoro ben organizzato, che si tratti della scrivania utilizzata per gestire il vostro ecommerce o degli scaffali per esporre i prodotti in negozio. Secondo Fast Company, tenere la postazione di lavoro pulita e ben organizzata è uno dei modi più semplici e veloci per risparmiare tempo e incrementare la produttività. Il disordine fisico porta al disordine mentale. Non è facile completare un lavoro quando la scrivania è pieni di ingombri.

E se siete principalmente rivenditori via ecommerce, il disordine digitale può essere altrettanto dannoso. Assicuratevi che il vostro desktop sia libero e che i file siano ben organizzati e facili da trovare. Il vostro negozio online dev’essere intuitivo nella navigazione. E il backend del vostro sito dev’essere facile per voi da gestire.

Risparmiare tempo

Crediti immagine: Happy Body Formula

4. Evitare le interruzioni

Gli smartphone sono tra i dispositivi più utili mai inventati e la maggior parte di noi concorda sul fatto che non potrebbe vivere senza. Ma questi strumenti così preziosi possono anche comportare dannose interruzioni. Non sto solo parlando delle app dei social media e di Candy Crush. Chiamate, messaggi di testo e email sono anch’essi fonte di distrazione.

Per risparmiare tempo e ottimizzare la produttività, è meglio evitare di consultare telefono e email fino a una certa ora. Un sondaggio di Deloitte ha scoperto che oltre il 40% degli utenti di dispositivi mobili controlla il telefono entro i primi cinque minuti dal risveglio; mentre, quasi il 20% lo guarda appena si sveglia. Il problema, secondo un articolo di Psychology Today, è che, così facendo, si predispone la mente ad uno stato reattivo, il che può facilmente far iniziare la giornata col piede sbagliato.

Come non farsi distrarre dal telefono

Durante la giornata di lavoro, non esitate a lasciare che le chiamate siano trasferite alla segreteria telefonica. Secondo Business Insider, Beth Doane, fondatrice della linea di abbigliamento ecologica Raintees, risponde raramente alle telefonate. Doane afferma di lasciar rispondere la segreteria telefonica a tutte le chiamate non programmate, perché altrimenti non avrebbe mai tempo di concludere nulla.

"Normalmente richiamo a fine giornata chi mi ha cercato; e se qualcuno ha veramente bisogno di raggiungermi, trova i recapiti della mia assistente nella segreteria telefonica; lascio decidere a lei se una chiamata è importante o meno", dice.

Quando siete concentrati sulle vostre attività più importanti, considerate di mettere via il telefono, lontano dalla vista e dai vostri pensieri. Dopo tutto, anche il semplice vibracall può essere fonte di distrazione. Potrebbe volerci un po’ di tempo per abituarvi a non controllare il telefono come prima cosa la mattina e ad ignorare le chiamate non importanti durante il giorno; ma è un'abitudine che vale la pena di adottare.

5. Limitare la vostra attenzione

La vostra to do list comprende oltre una dozzina di voci e sembra che per ogni voce che depennate ne escano fuori altre due da aggiungere? Se è così, potreste sentirvi scoraggiati ad affrontare i vari compiti della lista. Facilmente, non sapete da dove iniziare e finite per cercare di fare più cose allo stesso tempo. Ma se volete risparmiare tempo e diventare più produttivi, dovete imparare a concentrarvi su un solo compito alla volta.

Gli esperti sostengono che il multitasking può risultare in realtà controproducente; gli imprenditori di successo dovrebbero concentrarsi sul completamento di un’attività alla volta. Ad esempio, potreste dedicare due ore intere ad occuparvi dell'inventario e un'altra ora per pianificare i turni del personale. Del resto, sarebbe molto più dispersivo occuparsi dei turni prestando allo stesso tempo una parte dell’attenzione all'inventario.

Controllare la vostra attenzione significa gestire efficacemente le distrazioni per produrre risultati non solo più rapidi, ma anche di qualità superiore.

6. Utilizzare un sistema di gestione del tempo

Essere bravi nella gestione del tempo è un'abilità che si sviluppa gradualmente; quando si diventa imprenditori, non c'è da vergognarsi ad aver bisogno di un po’ di aiuto in questo. Esistono numerosi software e app per la gestione del tempo, che possono aiutarvi ad acquisire controllo e consapevolezza delle vostre tempistiche; questo può contribuire a farvi risparmiare tempo e smettere di passare da un’attività all’altra, restando più concentrati. Anche i sistemi di gestione del tempo come la tecnica del Pomodoro e il metodo Eisenhower sono popolari tra gli imprenditori.

Se state cercando di analizzare il vostro modo di impiegare il tempo, ecco alcuni dei nostri timer preferiti:

7. Automatizzare, per non pensarci più

Risparmiare tempo

Crediti immagine: Alfavisions

Se gestite da soli un’attività, non potete tenere a mente tutto quello che c’è da fare, né avreste il tempo di farlo. L'automazione è vostra alleata e può trasformare i compiti ripetitivi e che portano via tempo in compiti pianificabili in anticipo; una volta programmati, potrete non pensarci più. E molti sono i processi che i dettaglianti possono automatizzare con facilità.

Si pensi ai social media: sono essenziali ad ogni commerciante per marketing e advertising, ma chi ha tempo di fare Tweet e post su Facebook e Instagram diverse volte al giorno? Esistono diversi strumenti, come Buffer e Hootsuite, che possono aiutarvi a pianificare e gestire i vostri canali multimediali. Alcune di queste soluzioni comportano una piccola spesa; del resto però, è meglio spendere qualcosa che trovarvi a dover tralasciare completamente i social per lunghi periodi.

Un altro modo per automatizzare i processi è digitalizzare tutto, eliminando i supporti cartacei. Anche se questo può sembrare scoraggiante in un primo momento, la maggior parte delle imprese commerciali può funzionare quasi completamente senza carta. Ricevute, fatture e saldi bancari possono essere facilmente gestiti online. Spostare fatture dei fornitori e fogli per l’inventario in un formato digitale significa non dover più cercare i documenti tra faldoni e cartelline. Avete dei dipendenti? Potete risparmiare tempo, disponendo degli orari e informazioni che li riguardano ovunque voi siate, se archiviate questi dati online in cloud.

8. Esternalizzare e delegare

Per un imprenditore, cercare di occuparsi personalmente di tutto è un compito insostenibile, anche automatizzando un certo numero di attività. Potete imparare a risparmiare tempo ed essere più produttivi liberandovi di alcune incombenze: sembra una soluzione semplice e lineare. In particolare, dove è possibile, esternalizzate e delegate. Progetti di data entry e assistenza clienti possono essere esternalizzati senza eccessive spese. Gestite un'attività di ecommerce, ma non avete la preparazione tecnica per creare o ridisegnare il vostro sito web? Assumendo un professionista per occuparsene, potrete sfruttare in modo migliore il vostro tempo.

Aggiungere delle ore di tempo libero alla vostra giornata è possibile, se assumete dei freelancer o lavoratori autonomi, incaricandoli di svolgere una parte dei vostri compiti.

9. Pianificare in anticipo

Probabilmente, siete soliti programmare degli obiettivi mensili, annuali e persino a lungo termine per la vostra attività; ma siete certi di pianificare il vostro tempo in modo produttivo? La maggior parte delle persone pianifica la propria settimana il lunedì mattina; gli imprenditori più produttivi, invece, lo fanno di venerdì.

Secondo un articolo di Fast Company, dovreste trascorrere gli ultimi 25 minuti della vostra giornata lavorativa del venerdì pianificando la settimana successiva. Tra l’altro, potete fissare anche un obiettivo per il lunedì, in modo da iniziare la settimana spediti e con le idee chiare; in più, potete stabilire di godervi un piccolo premio o dedicarvi a ripetere un mantra quando tornate in ufficio il lunedi.

Un altro modo per pianificare e lavorare in modo più produttivo è quello di organizzarvi per lavorare da casa - o in uno spazio diverso, se lavorate normalmente da casa - una volta alla settimana. Tracy DiNunzio, fondatrice e amministratore delegato del rivenditore di abbigliamento online Tradesy, ha dichiarato a Business Insider di essersi organizzata per lavorare da casa una volta a settimana.

"Cerco di lavorare da casa almeno un giorno alla settimana, e di ritagliarmi dei momenti durante la giornata in ufficio per concentrarmi senza interruzioni su ciò che è in cima alla mia to do list", afferma.

È meglio fare bene 3 cose che provare a farne 10, ma con una soglia di attenzione troppo bassa.

10. Fare delle pause

Imparare come risparmiare tempo ed essere più produttivi comporta anche il saper rallentare, per quanto contraddittorio ciò possa sembrare. Lavorare senza sosta, saltando pasti, pause e ore di sonno è uno dei possibili nemici della produttività. Invece, per essere bravi in quello che fate - e lavorare con piacere - dovete fare delle pause. Questo non significa solo prendervi dei giorni di vacanza (e dei giorni di malattia quando ne avete bisogno), ma fare anche dei break durante la giornata. Un articolo di Fast Company suggerisce di visualizzare la nostra giornata lavorativa come una serie di brevi sprint, piuttosto che come una maratona.

"È meglio lavorare restando molto concentrati per tempi brevi e fare delle pause ogni tanto, che essere concentrati solo in parte e lavorare molto a lungo", sostiene l'articolo. "Potete spingere al massimo per brevi periodi di tempo, a patto che sia chiaro quando dovete fermarvi. E, dopo esservi riposati, potete fare un nuovo sprint".

Riunioni

Dare valore al vostro tempo significa anche non fissare riunioni senza un programma chiaro. Le riunioni possono spesso costituire grosse perdite di tempo, lasciandovi la sensazione di non aver concluso nulla. Impostate un ordine del giorno in anticipo prima di ogni riunione e assicuratevi di concludere il meeting con elementi concreti in mano, a cui potervi dedicare subito dopo.

Tempo libero

Infine, pianificate del tempo non negoziabile per voi stessi. Avete familiari e amici che vi vogliono vedere, forse dei figli e un partner affettuoso, che richiedono la vostra attenzione esclusiva. Gli imprenditori spesso si sentono come se dovessero lavorare in ogni ora del giorno. “Dopo tutto, se non pensiamo noi a rendere produttiva l’azienda, chi lo farà?” Ma questo è l'approccio sbagliato. Solo trascorrendo del tempo lontano dal lavoro consentite alla vostra mente di riposare; e probabilmente, il giorno dopo tornerete ad essere motivati per continuare a impegnarvi duramente.

Qual è il vostro consiglio per risparmiare tempo ed essere più produttivi?

Quali segreti avete scoperto per risparmiare tempo ed essere più produttivi? Condividete i vostri suggerimenti e consigli con noi, nei commenti qui sotto.


Which method is right for you?Note sull’Autore Giulia Greco è caporedattrice e responsabile di marketing per Shopify in Italiano. Traduttrice ed esperta di localizzazione, vive a Toronto da 15 anni e da 15 anni non beve un caffè espresso degno di questo nome. Articolo originale di Michelle da Silva, tradotto da Maria Teresa Cantafora.

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